Come può l'AI automatizzare i processi aziendali?
Un'azienda innovativa che ha sviluppato una tecnologia di intelligenza artificiale in grado di rivoluzionare il settore alberghiero. Grazie a questa soluzione, è possibile automatizzare il processo di check-in e di gestione dei documenti degli ospiti, riducendo drasticamente i tempi e gli errori. L'ost ha la possibilità di dedicare più tempo ad attività a maggior valore aggiunto, aumentando la soddisfazione degli ospiti. Questa tecnologia è già stata implementata con successo in una struttura extra alberghiera, portando risultati sorprendenti: -80% dei tempi di check-in, -90% degli errori, +40% del tasso di conversione dei clienti.
Scopri di più su questa rivoluzionaria soluzione che sta cambiando il settore dell'ospitalità.
Automazione dei processi aziendali con l'intelligenza artificiale
Sono Alessio Cordella, Key Account Manager di My byos, un'azienda specializzata nell'intelligenza artificiale per l'automazione dei processi aziendali. La mia principale responsabilità è tracciare i piani commerciali e gestire strategicamente i nostri clienti. Attualmente, collaboriamo con 30 aziende, prevalentemente nei settori assicurativo e finanziario.
Nonostante il mio ruolo sia principalmente commerciale, oggi sono qui per condividere con voi un caso di studio nel vostro settore. Collaboriamo con una struttura extra-alberghiera tramite una software house. Il nostro team, un gruppo affiatato e giovane, è caratterizzato da una vasta gamma di esperienze sia nel contesto universitario che aziendale, non solo a livello nazionale ma anche internazionale.
La nostra storia ha inizio nel 2020 con un progetto di ricerca chiamato "Incodice Rescio". L'obiettivo era dematerializzare e estrarre dati da testi manoscritti, appartenenti all'archivio storico di istituzioni come il Vaticano o la Camera dei Deputati. Questo progetto ha riscosso un notevole successo, tanto da essere menzionato da importanti giornali come il Times e da Google nel suo tensor flow del 2020.
Alcuni dei nostri ingegneri informatici, colpiti da questa esperienza, hanno deciso di portare queste competenze nel mercato. L'obiettivo era semplificare determinati processi aziendali legati a documenti e dati. Così nasce My byos, un'azienda di intelligenza artificiale che si specializza nel Deep Learning, una branca dell'IA che utilizza reti neurali artificiali per simulare il comportamento dei neuroni umani.
Il Deep Learning mira a automatizzare una serie di attività e task normalmente svolte dall'essere umano. Non si tratta di sostituire l'uomo, ma di potenziarne la capacità di calcolo per svolgere compiti che prima venivano svolti a mano o in modo artigianale.
Quindi, come affrontiamo questa sfida? Fondamentalmente, lavoriamo con persone, documenti e dati. Una delle prime esigenze era capire, all'interno degli archivi delle aziende o dei processi, se il documento fosse in linea con il processo o quale tipo di documento era stato inviato. Ad esempio, evitare che al posto della carta d'identità ci venisse inviata una foto di un gatto.
Una volta classificato il documento, passiamo all'estrazione delle informazioni. Sempre più spesso, le aziende si trovano a gestire un numero esponenziale di dati e documenti, superando la capacità di calcolo interna. Ecco perché molte di esse si affidano a servizi esterni, spesso al di fuori dei confini europei.
Come le aziende possono semplificarsi la vita con Intelligent Document Processing
Affrontiamo quindi una serie di problematiche legate ai costi e all'analisi dei dati. Secondo Gardner, un noto advisor tecnologico, l'80% dei dati è contenuto in documenti semi-strutturati e non strutturati. Questi sono documenti con un layout variabile e con dati disposti in modo non uniforme. Potrebbero trattarsi di polizze assicurative, contratti e così via.
Un'altra funzionalità interessante è la capacità di riconoscere volti all'interno di testi e immagini. Questo è stato particolarmente utile in un caso aziendale specifico per sostituire il check-in fisico, evitando all'host di dover ricevere gli ospiti di persona. Questi sistemi possono confermare che il selfie di una persona corrisponda effettivamente al volto presente su un documento di identità.
Ma come ci integriamo all'interno di un flusso di lavoro? Immagino che molti di voi utilizzino sistemi di prenotazione, CRM o software di gestione. Noi come azienda ci integriamo tramite API. Non pensate alle API come a api, gli insetti, ma come a connettori universali che rendono un processo intelligente, permettendovi al contempo di rimanere dentro la vostra piattaforma familiare.
Uno dei vantaggi di questa integrazione è la capacità di processare documenti in lingue straniere. Questi sistemi nascono con l'obiettivo di semplificare i processi aziendali, che sempre più spesso coinvolgono documenti in lingue diverse. Abbiamo notato che alcuni host hanno difficoltà a interpretare e comprendere documenti stranieri. Quindi, questi sistemi non solo riconoscono il tipo di documento, ma estraggono anche i dati in modo preciso, indipendentemente dal fatto che si tratti di un documento europeo o extra-europeo.
Il mercato in cui operiamo si chiama Iper Automation, un termine coniato da Gardner per identificare quei processi in cui le aziende cercano di automatizzare il più possibile le loro operazioni. L'obiettivo dell'intelligenza artificiale è infatti semplificare i processi, aumentando la capacità di carico di lavoro e l'efficienza in termini di riduzione di costi e tempi. È un mercato di grande valore, attualmente stimato in 11 miliardi di dollari. Per metterlo in prospettiva, Airbnb ha fatturato 4 miliardi di euro l'anno scorso. Si stima inoltre che crescerà ad un tasso medio del 20%, raggiungendo circa 27 miliardi di dollari nel 2028.
Operiamo in un sotto-mercato dell'Iper Automation chiamato Intelligent Document Processing (IDP), che ha il compito di processare in modo intelligente documenti e dati per automatizzare i flussi di lavoro. Attualmente, questo mercato vale 7 miliardi di dollari e ha un tasso di crescita ancora superiore a quello precedente.
L'intelligenza artificiale per la gestione di documenti e dati
La previsione di una crescita annuale del 35% evidenzia la crescente esigenza del mercato per queste soluzioni. Spesso ci troviamo con risorse umane limitate, ma con una capacità di carico di lavoro elevata o, in determinati periodi dell'anno, scoperti e quindi costretti ad aumentare il carico di lavoro. L'Intelligent Document Processing, che utilizza l'intelligenza artificiale, l'elaborazione del linguaggio naturale (NLP) e l'OCR, uniti a tecnologie no-code, permette di capire cosa sia un documento e di estrarre dati in modo preciso, sollevando l'essere umano dall'oneroso compito della data entry, con conseguenti benefici in termini di riduzione dei tempi e aumento della qualità del lavoro.
Il problema della gestione manuale dei documenti e dei dati è comune a molti settori, inclusi quelli più grandi come il settore finanziario e bancario. Nonostante questi settori siano solitamente più avanzati nell'adozione di queste tecnologie, esistono ancora oggi processi che prevedono l'inserimento manuale dei dati. Ad esempio, nella richiesta di un mutuo, gli operatori devono verificare la congruità e i dati dei documenti di capacità finanziaria forniti. In tutti questi settori, il dispendio di ore nel gestire queste attività è un problema comune.
Una delle caratteristiche più apprezzate dai nostri clienti è la possibilità di liberarsi da queste attività per dedicare del tempo a compiti di maggior valore aggiunto, come la rinegoziazione di contratti o la chiusura di nuovi accordi. Il tempo è uno dei fattori più importanti e spesso difficile da gestire e salvaguardare, quindi è fondamentale preservare quelle ore, soprattutto quando si tratta di svolgere attività ad alto valore aggiunto.
Secondo alcune stime autorevoli, per processare documenti e dati si impiegano circa 3 ore al giorno del proprio tempo. Abbiamo avuto conversazioni con alcune aziende e, a seconda del tipo di attività, c'è chi impiega più o meno tempo. Ad esempio, nel vostro settore il check-in potrebbe essere uno dei processi più onerosi.
Ma è possibile automatizzare alcuni processi come il check-in? Sì, è possibile. Uno degli obiettivi è non solo efficientare i processi, ma anche liberare del tempo per i clienti e gli host. Se riuscissimo a risparmiare queste 600-700 ore all'anno, dedicate alla gestione di documenti e dati, potremmo reinvestire questo tempo in attività a maggior valore aggiunto.
Lo smart check-in nell'hotellerie
Il recupero di queste 600-700 ore di tempo può essere sfruttato per attività a maggior valore aggiunto. Ad esempio, consideriamo uno scenario applicativo insolito per noi nel settore alberghiero: lo smart check-in. Solitamente collaboriamo con realtà finanziarie e bancarie dove i documenti sono fondamentali per l'erogazione di un servizio. Nel settore alberghiero, si è sempre avvertito questo problema, ma per vari motivi non è mai stato affrontato in modo deciso.
Facciamo un passo indietro e osserviamo il check-in tradizionale per individuare le sue criticità. Il processo inizia con la prenotazione online, via email o telefonata. L'ospite fornisce i dati che verranno poi confermati. Poco prima o durante il soggiorno, l'ospite deve presentarsi in struttura per consegnare i documenti. L'host verifica manualmente i documenti e le persone per assicurarsi che corrispondano. L'host deve poi trascrivere questi dati, che saranno utilizzati per popolare i CRM o registri per motivi di sicurezza pubblica. Questo processo può essere lungo e soggetto a errori, in particolare quando l'host deve gestire molti check-in o capire documenti stranieri. Inoltre, può essere frustrante per l'ospite dover fornire ripetutamente dati e documenti.
Lo smart check-in è un processo che utilizza l'intelligenza artificiale per semplificare la procedura. In particolare, è stata aggiunta la funzionalità "MyBus", che permette di elaborare in modo intelligente i documenti, liberando gli ospiti dall'inserimento dei dati e l'host dalla necessità di essere fisicamente presente in struttura. Il processo inizia con una prenotazione online, in cui al cliente viene richiesto di inserire direttamente il suo documento e quello degli ospiti. Questo riduce la necessità di digitare i dati, evitando possibili abbandoni del carrello. Inoltre, il sistema è in grado di gestire istantaneamente documenti scaduti o esteri. Può capire se un documento è scaduto o se ci sono altre problematiche, come documenti danneggiati o foto sbiadite.
Al momento del check-in, la novità risiede nel fatto che l'host non deve più presentarsi fisicamente per ricevere i documenti. Avrà ricevuto all'interno dell'app o tramite email una notifica che gli ospiti hanno completato il processo di check-in, con i documenti già verificati e i dati inseriti nel sistema.
Automatizzare il check-in degli ospiti
Con la ricezione di codici via email, l'host può confermare che l'alloggiamento è stato preso in possesso dagli ospiti. Per aggiungere un ulteriore livello di verifica e liberarsi dalla necessità di essere fisicamente presente in struttura, l'host può implementare la funzionalità di Face Matching. Questa permette di chiedere all'ospite di scattare un selfie, in modo tale che il sistema verifichi l'identità delle persone che stanno prendendo possesso della struttura rispetto ai documenti forniti.
I vantaggi sono molteplici: riduzione delle tempistiche, minori errori, un database di contatti più pulito per future campagne di retargeting o fidelizzazione. L'utente risparmia tempo e non deve inserire ripetutamente dati e documenti, mentre l'host ha la tranquillità di poter elaborare documenti in lingua straniera senza alcuna limitazione.
Oggi vorrei condividere con voi un case study con un'azienda del vostro settore che, pur volendo rimanere anonima, ci ha permesso di illustrare le sfide e i risultati raggiunti. Il problema principale di questa azienda era la gestione del check-in fisico degli ospiti in periodi di picco, dovendo avere un numero sufficiente di persone presenti. L'azienda cercava quindi metodi e tecnologie per automatizzare questi processi, liberando l'operatore dal dover gestire manualmente queste attività.
La sfida includeva una serie di problemi, come errori di trasmissione dati e comprensione dei documenti, nonché problemi di tempo, dovendo dedicare molto tempo all'acquisizione, verifica e trascrizione dei dati dai documenti. Tutto ciò portava anche a una riduzione del tasso di conversione sul sistema di prenotazione, dovuto a errori di digitazione o al mancato riconoscimento dei dati o dei documenti caricati.
Oggi, questa azienda è un cliente soddisfatto. Ha potuto ridurre drasticamente i tempi di elaborazione del check-in dell'80%, ridurre gli errori di trasmissione del 90% e aumentare del 40% il tasso di conversione dei clienti. L'host ha beneficiato in termini di efficienza, riducendo i costi operativi pur gestendo un numero leggermente superiore di prenotazioni.
In sintesi, scegliere queste tecnologie offre quattro vantaggi chiave: riduzione dei compiti ripetitivi a basso valore aggiunto, miglioramento della qualità dei dati, possibilità per l'essere umano di dedicare tempo a attività di maggior valore aggiunto e gestione efficiente di un ampio numero di documenti, sia piccoli che grandi lotti, elaborati tutti insieme in un determinato momento.
I vantaggi dell'automazione del check-in
Un ulteriore vantaggio offerto da queste tecnologie è l'automazione completa del processo di check-in, che elimina la necessità di presenza fisica da parte dell'host. Questo rappresenta un notevole beneficio in termini di risparmio di tempo e risorse. Inoltre, la capacità di elaborare rapidamente i dati consente di gestire efficacemente i flussi di lavoro anche nei periodi di picco stagionali, garantendo un servizio ininterrotto e di alta qualità.
Ringrazio per l'attenzione dedicata alla lettura di questo articolo. Di seguito, troverete i nostri contatti. Siamo a disposizione per rispondere a eventuali domande o dubbi, o per approfondimenti su quanto esposto. Saremo lieti di organizzare un meeting o una sessione dedicata per discutere più in dettaglio delle potenzialità offerte da queste tecnologie.
Inoltre, per ringraziarvi del vostro tempo, siamo lieti di offrire un mese di servizio gratuito con la possibilità di adottare la soluzione con uno sconto del 20%. Speriamo che questa opportunità vi permetta di sperimentare i benefici di una gestione automatizzata del check-in nel vostro contesto specifico.
Ringrazio ancora per la vostra attenzione e vi auguro una buona giornata.
Conclusione
In conclusione, il caso di studio presentato da Alessio Cordella dimostra i vantaggi dell'automazione dei processi aziendali tramite l'intelligenza artificiale. La soluzione proposta da My Byos per lo smart check-in nel settore extra alberghiero ha portato benefici concreti all'azienda cliente in termini di riduzione di tempi e costi operativi, diminuzione degli errori e aumento delle conversioni.
L'intervento lascia aperta la domanda se simili risultati possano essere ottenuti anche in altri ambiti del turismo e dell'ospitalità. Forse, automatizzando altri processi manuali e ripetitivi come la gestione delle prenotazioni, la fatturazione o la reportistica, si potrebbero liberare ulteriori risorse umane da dedicare all'accoglienza e alla cura del cliente.